今までお伝えした通りに調査を行い、組織内での合意も取れて、計画も作成が完了すると、具体的にIT資産管理の対策を行う事になります。ここで注意する事は、以前にも書きましたが、システムの機能を検討しない事です。システムは業務効率化の為には必要な物ですが、システムが有れば管理が出来るというものでは無いからです。システムの選定は是正段階でお話をします。
現状把握といっても把握する順番が有りますので、今日はその順番についてお伝えしたいと思います。まず、現状把握する物は何かという事で下記の通りご紹介します。
- 規定類、手続類などのドキュメント
- 管理体制
- ハードウェア
- ソフトウェア
- ライセンス
以上です。その他社内の認識なども確認する事なども含まれます。
規定類の把握とは
現状把握について、今日は規定類の把握についてお話をします。規定類と言っても多様な物が有ります。ここで言う規定類とはIT資産管理に関する物ですが、重要な事は、規定があるか無いかという観点と、規定が他規定類と相互参照している場合に矛盾が無いか？という事です。また、現状の業務フローについてもどのように考えられているのか？という観点で確認が必要です。現状把握の段階では、あくまでも現状を把握する事ですので、この段階で気づいた点から修正する事は好ましくありません。現状把握の結果をまとめた段階で、是正点を抽出し、実行可能な業務の設計を行います。修正は業務設計後の是正作業の段階で行います。
作成するドキュメント類は以下のような物になります
- IT資産管理規定
- IT資産管理手続
- 各種業務マニュアル（リスクアセスメント、棚卸、内部監査など）
これらの文章が他規定と整合性が取れているか？を確認します。もちろんこれらの規定類が無い場合は作成します。例えば、処罰規定があり、人事規定に従うとありますが、人事規定にはそのような記述が無い、あるいは条項がないという事が有ります。これでは折角規定を作っても役に立たないという事になりますので、これを機に見直す事をお勧めします。その他上位規定が複数あるが、対象のスコープが違うという事も良くあります。全社を対象にしている物、本社だけを対象としている物など上位規定が矛盾している事もあります。
また、現状のITに関する規定の周知状況を確認する事も重要です。ユーザーはもちろん、IT管理に従事する担当者、取引業者など、関係者にヒアリングする事で見える問題点もあります。
この様な現状を把握して、問題点を抽出する事が規定類の現状把握になります。体制やハードウェア、ソフトウェア、ライセンスについては次回以降ご説明をしたいと思います。